Proyecto interno
Cómo ordenamos la entrada de nuevos clientes en un estudio creativo de Madrid que trabajaba con correos sueltos, carpetas compartidas a medias y briefings que se perdían entre hilos.
El estudio recibía entre cuatro y seis proyectos nuevos al mes. Cada uno arrancaba con un hilo de correo distinto: presupuesto por un lado, referencias por otro, accesos a la carpeta del cliente en un tercero. Cuando alguien retomaba el proyecto dos semanas después, tenía que reconstruir el contexto leyendo hacia atrás.
La conversación inicial con el cliente sigue siendo una llamada. No la automatizamos porque ahí se detectan matices que ningún formulario recoge: quién decide de verdad, qué plazos son rígidos y qué es negociable. El portal empieza justo después de esa llamada.
Un formulario corto que el cliente rellena tras la llamada: datos de facturación, persona de contacto directa y enlaces a referencias. Nada de campos opcionales que nadie completa.
Una carpeta de proyecto creada con la misma estructura de subcarpetas para todos los clientes. Briefing, referencias, entregas y material descartado. Los nombres siguen una convención fija para que el buscador funcione.
Un documento de arranque que se genera a partir del formulario y que el equipo revisa antes de enviarlo. La revisión manual se mantiene a propósito: es donde se detectan incoherencias en plazos o alcance.
El tiempo dedicado a preparar el arranque de un proyecto bajó de forma notable, pero lo importante fue otra cosa: cuando alguien del equipo retomaba un encargo, encontraba el contexto completo en un único sitio. Las dudas sobre qué se había acordado con el cliente dejaron de resolverse por mensajes internos.
Puedes ver el siguiente caso en Seasonal Booking Workflow, o revisar el resto de proyectos en projects.html.
Me llamo Marta Elizalde y llevo doce años trabajando entre diseño editorial y producto digital. Empecé maquetando revistas en papel, después pasé a equipos de producto donde tocaba ordenar flujos de trabajo que nadie había documentado. Ese tránsito me dejó una manía útil: probar cada herramienta con un caso real antes de escribir sobre ella.
En Tech Matcha cubro todo lo relacionado con organización de proyectos creativos, automatización de tareas repetitivas y archivo de material. No publico comparativas con rankings porque rara vez sirven: lo que funciona en un estudio de tres personas no encaja en un equipo de quince. Prefiero explicar el criterio y dejar que cada lector decida.
Cuando no estoy escribiendo, doy formación interna a equipos que acaban de adoptar una herramienta nueva y se pierden en la configuración inicial. De ahí salen la mayoría de los temas que luego aparecen en las guías.