Proyecto
Un encargo para ordenar la reserva de talleres de temporada en un estudio creativo de Madrid. La idea era sencilla: dejar de perder solicitudes entre correos y notas sueltas.
Ficha rápida
El estudio abría inscripciones dos veces al año para talleres de fotografía y cerámica. Cada apertura generaba una avalancha de mensajes por correo, Instagram y WhatsApp. Nadie sabía con certeza cuántas plazas quedaban libres hasta que alguien se sentaba a contar a mano.
El problema no era la falta de herramientas, sino que cada persona usaba la suya. La información vivía en tres sitios distintos y ninguno era la fuente de verdad.
Antes de tocar nada, dedicamos una sesión a mapear el recorrido real de una solicitud: desde que llega hasta que la persona recibe la confirmación. Ese ejercicio dejó claro qué pasos se repetían y cuáles exigían una decisión humana.
Decidimos no automatizar la selección de participantes. Ese filtro se quedó manual porque depende de criterios que cambian cada temporada. Lo que sí automatizamos fue el registro y los avisos.
Entrada única
Un solo formulario sustituyó los mensajes dispersos. Los campos se ajustaron a lo que el estudio realmente necesitaba saber.
Hoja compartida
Las respuestas caían en una hoja con estados claros: recibida, revisada, confirmada, en espera. Sin columnas decorativas.
Avisos con retraso
Los correos automáticos se programaron con una hora de margen para poder corregir errores antes de que salieran.
La siguiente apertura de talleres se gestionó sin la ronda habitual de mensajes cruzados. El equipo sabía en todo momento cuántas plazas quedaban y qué solicitudes seguían pendientes de revisión.
No fue un cambio espectacular. Fue un cambio aburrido, que es justo lo que se buscaba: que la parte repetitiva dejara de ocupar espacio mental.
Material de apoyo
Documentamos el flujo en una guía interna de dos páginas para que cualquier persona nueva pudiera entenderlo sin preguntar.
Puedes ver el enfoque previo en Client Onboarding Portal, donde trabajamos una lógica parecida aplicada a la entrada de clientes.
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Autor del proyecto
Diseñadora de producto y consultora de flujos de trabajo para estudios creativos. Llevo más de una década montando sistemas de reservas, presupuestos y seguimiento de proyectos en talleres de cerámica, estudios de fotografía y pequeños espacios de coworking en Madrid.
En este proyecto sobre el flujo de reservas de temporada me encargué de mapear el proceso real: cómo entra una solicitud, qué se confirma por escrito, dónde se pierde el hilo cuando hay picos de demanda y qué parte conviene dejar en manos de una herramienta. Trabajo con la premisa de que un sistema solo sirve si el equipo lo entiende sin manual.
Escribo en Tech Matcha sobre automatización práctica, organización de archivos y comparativas de herramientas sin rankings. Si quieres contrastar un caso parecido o comentar decisiones del flujo, puedes escribirme directamente.